事業(yè)單位怎么做好公務(wù)車管理系統(tǒng)
1.紙質(zhì)化管理效率低
傳統(tǒng)的公務(wù)車用車模式出行前需先填寫“派車申請單”，逐級進行審批簽字，涉及到的流程都需要人工記錄。這種紙質(zhì)化的辦公流程效率低、流程慢，數(shù)據(jù)統(tǒng)計也成為了大難題，造成了人力和時間成本的浪費。
2.用車秩序難維持
有些單位車多人多，用車頻率較高且用車時間易沖突，并且企業(yè)也沒有按照部門的需求而定制車輛使用數(shù)量，導(dǎo)致一些部門用車緊張，一些部門用車出現(xiàn)份額太多，每一輛車的任務(wù)無法平均分配，嚴重浪費公車資源，大大增加了運營成本和財政負擔。
3.用車費用報銷不規(guī)范
公務(wù)車由于企業(yè)在流程上無統(tǒng)一制度，往往導(dǎo)致員工墊付的金額無法及時報銷或準確報銷，會影響員工的工作積極性，對以后的工作開展順利影響很大。不具備規(guī)定統(tǒng)一的報銷流程使得公務(wù)報銷補貼和使用范圍難以界定。
4.公車私用難管控
公車私用，有些人利用職權(quán)我行我素私用公務(wù)車，甚至利用手中的權(quán)利占用公務(wù)車的資源，當做自己出行的工具。公務(wù)車到底是公用還是私用？
5.用車監(jiān)管監(jiān)督不到位
傳統(tǒng)的車輛管理模式，無法實時掌握車輛動態(tài)，缺乏科學(xué)的調(diào)度措施，也沒有實時的監(jiān)控平臺進行數(shù)據(jù)的跟蹤記錄。無法確認車輛位置，車輛軌跡和里程不清楚，車輛信息也一概不知。
二、方案
企事業(yè)單位公務(wù)用車管理如何實現(xiàn)標準控制、按需配給、單位所有呢？如何實現(xiàn)單位公務(wù)車扁平化管理，提高車輛的使用效率，降低用車費用。
針對這種狀況，樂享其約提出提出公務(wù)車信息化管理理念，通過信息化手段解決將車輛在集中管理過程中遇到的調(diào)度復(fù)雜、流程長、費用高、運行統(tǒng)計繁瑣等方面的問題，打破各單位車輛獨立運行的壁壘，實現(xiàn)公務(wù)車輛資源共享與管理，達到節(jié)約用車、用車、費用管控的目的。
單位運用公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)可以強化公務(wù)車的管理。因而員工在用車的時分不能像以前那樣隨意，而是依據(jù)需求提出用車預(yù)定申請，所以員工在有用車需求的時分一定要提早制定方案，以免耽擱工作。
三、系統(tǒng)使用流程
1、用車人提交車輛的預(yù)定申請
員工需求用車的時分，提早經(jīng)過公眾號、企業(yè)微信、小程序公務(wù)車管理系統(tǒng)，然后運用本人的賬號提交車輛運用預(yù)定申請。要在申請中寫明用車事項、人員數(shù)量以及姓名以及用車時間等信息，預(yù)定申請?zhí)峤灰院蟮群蚺鷱?fù)。
2、管理人核實檢查后線上批準
車輛管理人員經(jīng)過公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)接納到員工的預(yù)定申請信息之后，對申請內(nèi)容進行檢查核實，確認無誤之后依據(jù)實際情況來進行合理的車輛調(diào)度。
3、派車信息雙向通知
經(jīng)過公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)查看車輛的情況之后，車輛管理人員依據(jù)狀況指派車輛以及對應(yīng)的司機人員。并將用車需求經(jīng)過短信或者微信的方式發(fā)送給司機，包括用車人員名單和時間、用車地點以及送達目的和行程布置等事項，司機收到派車單后將確認信息反應(yīng)給管理人員，管理人員再經(jīng)過短信將車輛號牌、司機姓名以及估計抵達時間通知給預(yù)定員工。
4，無司機，使用者駕駛
經(jīng)過公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)查看車輛的情況之后，車輛管理人員依據(jù)狀況指派車輛，由員工自己駕駛。
5，實時看板，信息對稱
通過“車輛排班”和“預(yù)約看板”功能可以查看每輛車的實時狀態(tài)，管理端可查看每個時間段車輛的預(yù)約情況，如用車人、目的地、當前任務(wù)等信息。防止申請車輛發(fā)生沖突情況的發(fā)生。
6，電子版存檔，隨時導(dǎo)出：單據(jù)存檔保存，隨時可查詢，保證公務(wù)用車規(guī)范。
經(jīng)過運用高質(zhì)量的公務(wù)車預(yù)約管理系統(tǒng)就可以增強用車管理，防止呈現(xiàn)員工應(yīng)用公務(wù)車辦理私人事務(wù)的現(xiàn)象，從而可以有效進步公務(wù)車的應(yīng)用，降低公務(wù)車在運用過程中的各種費用耗費，起到儉省費用的目的。
2從數(shù)據(jù)到數(shù)字化
如何管理好車隊和司機呢？盡管許多物流企業(yè)都采用了智能硬件、軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)車隊數(shù)字化管理，但實際上大部分車隊管理者還不太會利用采集到的有效數(shù)據(jù)進行車隊問題分析。因此，管理者需要跳出數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計、展示的內(nèi)卷，學(xué)會利用數(shù)據(jù)來掌握車輛全生命周期，找出車隊運營成本無法降低的原因。
3車輛運營與司機管理
如何管理好車隊和司機，法寶在這
對于自有車隊的物流企業(yè)來說，為實現(xiàn)運營，管理者還需對車輛安全、健康、油耗進行深度分析，確保人員安全、運輸效率、交付質(zhì)量，及時進行車輛保養(yǎng)，核算車隊管理成本盈虧。同時，保持與司機的經(jīng)常性交流，解決司機實際工作中的難題，定期進行技能考核與培訓(xùn)，不斷強化其專業(yè)能力。
